Ведення діловодства, контролю і архівної справи у виконкомі міської ради.
Здійснення приймання та первинного опрацювання документів, в тому числі тих, що надійшли електронною поштою, їх попередній розгляд, реєстрація, передача відповідним посадовим особам, а за необхідності – підприємствам, установам, організаціям міста, реєстрація і відправка вихідної кореспонденції.
Забезпечення організаційно-технічної підготовки і проведення засідань виконавчого комітету, семінарів, нарад та інших заходів, які проводяться керівництвом виконавчого комітету.
Організація своєчасного друкування і розмноження матеріалів до розгляду на засіданнях виконавчого комітету для надання їх членам виконавчого комітету для ознайомлення.
Складання протоколів засідань виконавчого комітету, забезпечення їх належного оформлення та зберігання, надсилання копій протоколів засідань виконавчого комітету місцевій прокуратурі.
Здійснення обліку, друкування, розмноження і надсилання у визначені законом терміни виконавцям, зацікавленим службовим особам рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, документів та інших матеріалів за дорученням міського голови та його заступників.
Приймання, реєстрація і передача за призначенням запитів на інформацію та відповідей на них стосовно діяльності виконавчого комітету міської ради, контроль термінів їх виконання.
Здійснення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.
Складання і подання на затвердження міському голові номенклатури справ виконавчого комітету, забезпечення суворого її дотримання, здійснення комплектування і зберігання справ, термін яких сплинув, передача документів на зберігання до архівного відділу міської ради згідно з вимогами законодавства.
Забезпечення оперативно-технічного контролю за термінами проходження і реалізацією заходів щодо виконання розпорядчих документів вищестоящих органів, а також іншої службової кореспонденції, яка підлягає контролю, суворого дотримання термінів подання інформації на документи у органи влади вищого рівня.
Організація прийому письмових, усних та електронних звернень громадян, у тому числі через ЦНАП як робочий орган виконавчого комітету, здійснення контролю за своєчасним і якісним розглядом пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг, що передані структурним підрозділам виконкому для вирішення піднятих у них питань.
Складання і подання керуючому справами звітів, інформацій та інших матеріалів, що стосуються питань діловодства, контролю і організації виконання доручень, які містяться в документах і резолюціях до них, а також довідок і доповідних записок про стан роботи з документами.
Узагальнення стану роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті та подання на розгляд керівництву відповідної інформації, підготовка і
подання за погодженням з керівництвом виконкому статистичних звітів з цих питань до вищестоящих органів у визначені терміни.
Забезпечення організаційно-технічного обслуговування прийому громадян, ведення обліку пропозицій, заяв і скарг громадян, що надходять до виконавчого комітету, контроль за строками їх розгляду.
Підготовка та візування проектів рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.
Ведення електронного обліку та реєстрації рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови. Формування електронної бази рішень та розпоряджень.
Організація перспективного, квартального та календарного планування роботи відділу та виконавчого комітету, аналіз стану його виконання.
Забезпечення ефективної взаємодії із засобами масової інформації та здійснення моніторингу висвітлення засобами масової інформації діяльності міської ради та її виконавчого комітету.
Залучення журналістів до розгляду проблемних питань на нарадах, засіданнях виконкому, висвітлення в ЗМІ прийнятих на них рішень.
Організація підписки періодичних видань у виконкомі міської ради.
Підготовка списків телефонів відповідальних працівників міської ради, управлінь, відділів, інших підрозділів міської ради, внесення до них змін, в разі необхідності, та доведення їх за призначенням.
Здійснення в межах повноважень оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради розпорядчих документів міського голови та виконавчого комітету міської ради, публічної інформації стосовно діяльності відділу.
Складання графіків чергування відповідальних осіб виконавчого комітету і водіїв у вихідні та святкові дні.

Положення