1.1. Регламент виконавчого комітету Бердичівської міської ради є нормативно-правовим документом, розробленим на основі чинного законодавства та підзаконних нормативно-правових актів органів державної виконавчої влади вищого рівня, який відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету.
1.2. Затвердження, скасування регламенту, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням виконавчого комітету Бердичівської міської ради.
1.3. Дотримання регламенту обов’язкове для всіх структурних підрозділів виконавчого комітету Бердичівської міської ради, підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, а також окремих громадян міста у частині, що їх стосується.
1.3.1. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямків діяльності:
– планування роботи;
– порядок проведення засідань виконавчого комітету, підготовки та прийняття рішень;
– порядок підготовки розпоряджень Бердичівського міського голови;
– здійснення контролю за проходженням і виконанням власних розпорядчих документів;
– організацію роботи з документами органів влади вищого рівня та порядок контролю за їх надходженням і виконанням;
– організацію роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням;
– порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних та внутрішніх документів;
– порядок виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними, забезпечення їх зберігання;
– порядок ведення діловодства в управліннях, відділах, інших підрозділах виконавчого комітету;
– організацію роботи з кадрами, порядок призначення на посади та звільнення з посад;
– порядок оформлення відряджень та надання відпусток;
– порядок розгляду звернень і організацію прийому громадян;
– режим роботи виконавчого комітету;
– матеріально-технічне забезпечення;
– апарат виконавчого комітету міської ради.
1.4. Виконавчий комітет Бердичівської міської ради (надалі “виконавчий комітет”) – орган, який відповідно до Конституції України та Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” створюється Бердичівською міською радою для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими законами.
1.5. Виконавчий комітет утворюється радою на період її повноважень. Після закінчення повноважень ради, Бердичівського міського голови її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.
1.6. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
1.7. Виконавчий комітет не менше як один раз на рік звітує перед радою про свою роботу та інформує про неї населення міста.
1.8. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, рахунок (рахунки) в установах банків.
1.9. Свою роботу виконавчий комітет будує на засадах законності, відкритості, персональної відповідальності, поєднання загальнодержавних і місцевих інтересів, взаємодії з трудовими колективами, громадськими організаціями, політичними партіями та органами самоорганізації населення.
1.10. Механізм реалізації повноважень управлінь, відділів, служб виконавчого комітету визначається положеннями про них, які затверджуються міською радою.
1.11. Виконавчий комітет колегіально розглядає і вирішує питання, віднесені до його компетенції, відповідно до перспективних, квартальних та календарних планів роботи з метою забезпечення виконання завдань, що виникли на основі :
– законів, постанов, указів, розпоряджень вищих державних органів;
– правових норм, що містяться в законах України, рішеннях вищих органів влади та державного управління;
– рішень Бердичівської міської ради і пропозицій її постійних комісій;
– наслідків контрольної діяльності за виконанням планів соціального і економічного розвитку та бюджету Бердичівської міської територіальної громади;
– потреб господарського і соціально-культурного будівництва та розвитку суспільних відносин на території Бердичівської міської територіальної громади;
– пропозицій галузевих органів державного управління і колективів підприємств, установ і організацій, розташованих на території Бердичівської міської територіальної громади, незалежно від їх форми власності.
1.12. До складу виконавчого комітету входять за посадою: Бердичівський міський голова, перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретар міської ради, керуючий справами виконавчого комітету, староста сіл Скраглівка та Підгородне.
Інші члени виконавчого комітету обираються Бердичівською міською радою за поданням міського голови з числа керівників виконавчих органів ради, представників громадськості та установ і організацій Бердичівської міської територіальної громади. Кількісний склад виконавчого комітету затверджується міською радою на строк її повноважень.
1.13. Порядок діяльності виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, іншими законодавчими актами, цим Регламентом.
1.14. Виконавчий комітет:
1.14.1. Попередньо розглядає проєкти міських програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, бюджету Бердичівської міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд ради.
1.14.2. Координує діяльність управлінь, відділів, інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності, заслуховує звіти про роботу їх керівників.
1.14.3.Має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.
1.14.4. Здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконавчим комітетом, Бердичівським міським головою, виконавчими органами ради.
1.15.Очолює виконавчий комітет Бердичівський міський голова.
1.16.Міський голова:
– подає на затвердження Бердичівською міською радою кандидатури членів виконавчого комітету;
– скликає засідання виконавчого комітету;
– організовує на основі колегіальності роботу виконавчого комітету і головує на його засіданнях;
– координує діяльність осіб, які входять до складу виконавчого комітету;
– підписує рішення виконавчого комітету, забезпечує їх виконання;
– здійснює керівництво апаратом виконавчого комітету;
– представляє виконавчий комітет у відносинах з державними органами, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності, громадянами, а також у міжнародних відносинах відповідно до законодавства;
– є розпорядником бюджетних коштів;
– укладає від імені виконавчого комітету договори згідно з чинним законодавством.
1.17. У разі відсутності чи неможливості здійснення міським головою функцій, передбачених пунктом 1.16. Регламенту, їх виконання покладається на першого заступника Бердичівського міського голови або заступника Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, виконуючого обов’язки міського голови.
1.18. Керуючий справами виконавчого комітету:
– подає на затвердження виконавчого комітету план роботи виконавчого комітету на рік (квартал);
– контролює хід підготовки матеріалів на розгляд виконавчого комітету;
– формує відповідно до цього Регламенту проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету;
– контролює відповідно до вимог цього Регламенту стан підготовки питань, які виносяться на засідання виконавчого комітету;
– візує проєкти рішень виконавчого комітету та додатки до них після ознайомлення з матеріалами, які долучаються до проєктів рішень;
– при необхідності повертає виконавцям проєкт рішення для доопрацювання;
– пропонує зняти з порядку денного або з розгляду планові питання, які підготовлені формально або з порушеннями Регламенту;
– погоджує список запрошених осіб на засідання виконавчого комітету, подає його головуючому на засіданні перед його початком;
– у разі відсутності Бердичівського міського голови та його заступників веде засідання виконавчого комітету;
– підписує протоколи засідань виконавчого комітету;
– забезпечує доведення рішень виконавчого комітету до виконавців;
– надає зацікавленим особам інформацію щодо прийнятих рішень;
– контролює виконання рішень і протокольних доручень виконавчого комітету;
– виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою або виконавчим комітетом.
1.19. У разі відсутності керуючого справами виконавчого комітету його обов’язки за розпорядженням міського голови виконує один із членів виконавчого комітету.
1.20. Бердичівський міський голова має право знімати з розгляду перед або під час засідання виконавчого комітету недостатньо підготовлені питання.
1.21. Члени виконавчого комітету беруть участь у підготовці і розгляді питань на його засіданнях, можуть вносити пропозиції про розгляд питань, що входять до компетенції виконавчого комітету.
1.22. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, повинні дотримуватися норм ділового етикету та культури поведінки.
1.23. Для отримання інформації про прийняті рішення, отримання офіційних копій розпорядчих актів зацікавлені особи звертаються до керуючого справами виконавчого комітету.
2.1. Виконавчий комітет проводить свою роботу згідно з перспективним планом роботи на поточний рік і квартальними планами.
2.2. Члени виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів виконкому за погодженням з відповідними заступниками Бердичівського міського голови, керуючим справами виконавчого комітету не пізніше ніж за місяць до початку календарного року (кварталу) вносять пропозиції загальному відділу щодо питань, які вони вважають доцільними для включення в план роботи.
2.3. У плані роботи виконавчого комітету зазначається назва питання, термін розгляду (місяць), посади відповідальних за підготовку ( для основних питань).
Якщо планом роботи визначаються співдоповідачі, то вказуються їхні посади.
2.4. Перспективний (квартальний) план роботи виконавчого комітету повинен включати:
– питання, які необхідно винести на розгляд Бердичівської міської ради;
– питання, які будуть розглядатись на засіданнях виконавчого комітету міської ради (основні);
– питання, які будуть вивчатися з метою прискорення соціально-економічного розвитку міста, і, при потребі, виноситись на розгляд виконавчого комітету;
– перелік документів органів влади вищого рівня та власних рішень для перевірки їх виконання в порядку контролю;
– перелік основних організаційно-масових заходів.
2.5. На основі квартального плану складається календарний (місячний) план роботи з уточненням інформації від керівників структурних підрозділів виконавчого комітету.
2.6. Підставами для формування планів роботи виконавчого комітету є законодавчі та нормативні акти України, рішення Бердичівської міської ради, раніше визначені пріоритети у діяльності виконавчого комітету, розпорядження Бердичівського міського голови, його доручення, результати аналізу опитувань громадської думки, офіційні листи керівників виконавчих органів ради.
Контроль за формуванням планів роботи виконавчого комітету здійснюється керуючим справами виконавчого комітету.
2.7. Проєкт рішення про план роботи виконавчого комітету готується загальним відділом, візується першим заступником Бердичівського міського голови, заступниками Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальником юридичного відділу або головним спеціалістом – юрисконсультом юридичного відділу. Квартальний план роботи виконкому розробляється на основі перспективного та поточних пропозицій керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, затверджується в кінці місяця, що передує початку наступного кварталу.
2.8. План роботи у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до виконавців.
2.9. Контроль за виконанням плану роботи у межах своєї компетенції здійснюють: Бердичівський міський голова, перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету та керівники структурних підрозділів виконавчого комітету. Начальники управлінь, відділів, служб виконавчого комітету інформують загальний відділ в письмовій формі про виконання плану роботи за попередній період.
2.10. У випадку, якщо передбачені планом заходи щодо підготовки питання у визначений термін не можуть бути виконані, працівник, якому доручена підготовка проєкту рішення, інформує в письмовій формі і вносить пропозиції про перенесення терміну виконання посадову особу, відповідальну за підготовку питання, або на яку покладений контроль за виконанням заходу, і керуючого справами виконавчого комітету.
Виключення (перенесення терміну розгляду) окремого питання з плану роботи здійснюється за дозволом Бердичівського міського голови на підставі доповідної записки першого заступника Бердичівського міського голови, заступника Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).
Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи виконавчого комітету на основі доповідної (службової) записки згідно з резолюцією Бердичівського міського голови.
2.11. Виконавчий комітет може розглядати питання, які не були включені до плану роботи, і приймати по них рішення.
2.12. Структурні підрозділи виконавчого комітету планують свою роботу на квартал (помісячно). Плани роботи погоджуються із першим заступником Бердичівського міського голови, заступниками Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків і затверджуються керівниками цих підрозділів не пізніше ніж за 5 днів до початку кварталу.
Спеціалісти апарату виконавчого комітету, інших структурних підрозділів складають індивідуальні плани роботи на місяць на основі квартальних та місячних планів управлінь, відділів, служб, погоджуючи з керівниками структурних підрозділів, які затверджують ці плани, не пізніше як за 3 дні до початку наступного місяця.
3.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, які проводяться, як правило, у третій четвер щомісячно. В разі необхідності Бердичівським міським головою скликаються позачергові засідання виконавчого комітету.
Робочим приміщенням засідань виконавчого комітету є кімната № 32 та актова зала приміщення виконкому. Засідання виконавчого комітету є правомочним , якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
3.2. Предметом розгляду на засіданнях виконавчого комітету можуть бути:
– питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконавчого комітету;
– питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям вищими органами влади, міською радою актів, які вимагають прийняття рішень виконавчого комітету;
– питання, що виникли внаслідок непередбачуваних подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконавчого комітету;
– інші питання, винесені на розгляд виконавчого комітету у встановленому порядку.
Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання рішень міської та обласної ради, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, нормативних документів Президента України, Верховної Ради України, а також за пропозиціями постійних комісій міської ради, управлінь, відділів та служб виконавчого комітету, підприємств, установ, організацій та громадян.
3.3. На розгляд виконавчого комітету вносяться, як правило, не більше двох-трьох планових (основних) питань.
3.4. Планове (основне) питання – це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності Бердичівської міської територіальної громади і є у межах компетенції виконавчого комітету, охоплює широку сферу діяльності, стосується значної кількості жителів Бердичівської міської територіальної громади та конкретної проблеми, вимагає для її розв’язання певних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконавчого комітету.
3.5. З метою різностороннього вивчення планового питання розпорядженням Бердичівського міського голови може утворюватись робоча група.
Головою робочої групи призначається особа, компетентна у даній галузі. До складу робочої групи можуть залучатись науковці, фахівці у даній галузі, депутати міської ради (за згодою).
Робоча група подає свої висновки у письмовому вигляді не пізніше як за 5 днів до початку засідання виконавчого комітету.
При розгляді виконавчим комітетом вказаного питання голова робочої групи, як правило, виступає зі співдоповіддю.
3.6. Висновки робочої групи повинні бути підписані всіма її членами. У разі незгоди із загальною думкою робочої групи, її член письмово висловлює свою окрему позицію, яка долучається до загального висновку.
3.7. Здійснення процедури візування покладається на виконавця проєкту рішення.
3.8. Для ознайомлення з проєктом рішення та матеріалами до нього візуючим особам дається не більше 3-х днів.
3.9. Візуючі особи візують проєкт рішення, вказуючи дату та при необхідності долучаючи свої зауваження. Відмова від візування проєкту не допускається.
3.10. Після вивчення проєкту рішення, матеріалів до нього цей проєкт візується виконавцем, керівниками структурних підрозділів, керівниками установ і організацій, яких стосується даний проєкт рішення, головою робочої групи, утвореної розпорядженням Бердичівського міського голови для підготовки питання (якщо така робоча група утворювалась), заступниками Бердичівського міського голови (якщо питання стосується профілю їх діяльності), начальником юридичного відділу або головним спеціалістом-юрисконсультом юридичного відділу, керуючим справами виконавчого комітету.
Відповідальність за зміст та рівень підготовки проєктів рішень несуть виконавці та заступники Бердичівського міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
3.11. Проєкти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів структурними підрозділами, візуються начальником фінансового управління.
3.12. Проєкти додатків до рішення з фінансових питань підписуються керуючим справами виконавчого комітету після візування начальником фінансового управління.
3.13. У випадку незгоди посадових осіб, які повинні візувати документ, з представленим проєктом, особа, яка готує питання, зобов’язана провести обговорення проєкту із зацікавленими сторонами. Якщо консенсусу не досягнуто, то посадова особа візує проєкт рішення із зауваженнями та пропозиціями, виклавши їх у письмовому вигляді.
Питання про можливість внесення такого проєкту рішення на розгляд виконкому керуючий справами виконавчого комітету погоджує з Бердичівським міським головою.
3.14. Матеріали до проєкту рішення основного питання повинні містити:
– копію розпорядження Бердичівського міського голови про утворення робочої групи для підготовки даного питання ( якщо така робоча група утворювалась);
– довідку до проєкту рішення, підписану керівником структурного підрозділу;
– протокол громадських слухань (якщо такі проводились);
– висновки робочої групи з підготовки даного питання, підписані її головою;
– висновки незалежних експертів щодо проєкту рішення або результати експертизи (якщо така проводилась);
– перелік всіх нормативних документів, які використовувалися у роботі при підготовці проєкту рішення;
– оригінали чи завірені копії інших матеріалів, що стосуються даного питання і якими користувалися у роботі при підготовці проєкту рішення;
– необхідні схеми, графіки тощо;
– проєкт листа, подання, якщо з даного питання необхідно звернутися з клопотанням у вищі органи державної влади і управління;
– план розсилки рішення виконавцям;
– список доповідачів, співдоповідачів та осіб, які записалися до виступу;
– список запрошених, погоджений з керуючим справами виконавчого комітету;
– до проєктів рішень, які передбачають затвердження програм, слід додавати пояснювальну записку, що містить обґрунтування необхідності прийняття, прогноз та наслідки їх реалізації.
3.15. Організація роботи з документами у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55.
3.16. Проєкти рішень згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» оприлюднюються на офіційному веб-сайті міста не менше 10 робочих днів, після чого можуть бути винесені на розгляд виконавчого комітету.
Реєстрацію завізованих проєктів рішень виконавчого комітету для розміщення на офіційному сайті Бердичівської міської ради здійснює загальний відділ та відділ інформаційних технологій.
Проєкти рішень виконавчого комітету, які вносяться на засідання виконавчого комітету, надсилаються членам виконавчого комітету в електронному вигляді.
3.17 Проєкти рішень з планових (основних) питань, які вносяться на розгляд виконавчого комітету, подаються для ознайомлення членам виконавчого комітету в паперовому вигляді безпосередньо на засіданні виконавчого комітету. Члени виконавчого комітету можуть вносити до них зміни і доповнення. Остаточні рішення приймає виконавчий комітет колегіально. Передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проєкті рішення, а також матеріали, які є необхідними для прийняття такого рішення згідно з чинним законодавством, а при необхідності – висновки відповідної комісії виконавчого комітету чи постійної комісії міської ради також додаються до проєкту рішення.
3.18. Підготовку матеріалів на розгляд виконавчого комітету, належний стан ведення діловодства, обліку і звітності забезпечує загальний відділ та керуючий справами виконавчого комітету.
3.19. Оголошення про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету загальним відділом завчасно подається відділу інформаційних технологій для розміщення його на офіційному сайті Бердичівської міської ради в мережі Інтернет.
3.20. Повідомлення членів виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, прокуратури міста, засобів масової інформації про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету, реєстрацію присутніх здійснює загальний відділ.
3.21. Склад учасників з розгляду питання на засіданні виконавчого комітету визначається керівником структурного підрозділу виконавчого комітету, що готував питання, та узгоджується із першим заступником Бердичівського міського голови, заступниками Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Списки запрошених із зазначенням прізвища, імені та по батькові, посади, підписані керівниками відповідних підрозділів, передаються до загального відділу.
Присутність на засіданні виконавчого комітету доповідачів, а також осіб, які запрошені на засідання згідно з поданим списком, забезпечує керівник структурного підрозділу виконавчого комітету, що готував питання.
3.22. Член виконавчого комітету зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає, то причина відсутності завчасно повідомляється керуючому справами виконавчого комітету або головному спеціалісту загального відділу, який запрошував на засідання.
На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні депутати Бердичівської міської ради, депутати інших рад, а також представники державних органів, громадських організацій та трудових колективів, засобів масової інформації.
3.23. Доповідають на засіданні виконавчого комітету перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів виконкому, або їх заступники, а також керівники підприємств і установ відповідно до порядку денного.
3.24. Для доповідей на засіданні надається до 20 хв., для співдоповідей – до 7 хв., виступаючим – до 5 хв., для повторних виступів, виступів з обговорення порядку ведення засідання, з мотивів голосування, для запитань, пропозицій – до 3 хв. З дозволу виконавчого комітету головуючий може продовжити час для виступу.
3.25. Будь-хто із присутніх може виступити на засіданні виконавчого комітету після надання йому слова головуючим.
3.26. З одного й того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.
3.27. У процесі обговорення питання, з дозволу головуючого, може проводитись дискусія, діалог. Час дискусії 3-5 хв. зараховується кожному з її учасників як виступ.
3.28. Після кожної 1,5 години засідання оголошується перерва на 10 хвилин.
3.29. Виконавчий комітет міської ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються Бердичівським міським головою, а додатки до рішень – керуючим справами виконавчого комітету.
3.30. Рішення виконавчого комітету може прийматися без обговорення, якщо до проєкту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден із членів виконавчого комітету.
3.31. Прийняті, з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень, рішення протягом 3-х днів доопрацьовуються особами, яким доручено, візуються і передаються на підпис Бердичівському міському голові та керуючому справами виконавчого комітету.
3.32. Підписані рішення реєструються у загальному відділі шляхом присвоєння порядкового реєстраційного номеру. Датою рішення є дата його прийняття виконавчим комітетом. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці, рішення нумеруються з початку і до кінця поточного року.
3.33. Зареєстровані рішення передаються виконавцям їх проєктів для розмноження і надсилання повністю (або витягів з них) відповідно до списку розсилки.
Рішення та витяги з них друкуються на бланках встановленого зразка.
3.34. Оригінали рішень у п’ятиденний термін з дати їх прийняття виконавчим комітетом повертаються виконавцями проєктів до загального відділу разом із списком розсилки, електронним варіантом для оприлюднення відділом інформаційних технологій на офіційній веб-сторінці міста і друкованими примірниками рішення у наступній кількості: до протоколу засідання виконавчого комітету – 1 прим., для оформлення контрольної картки ( у разі, якщо за виконанням рішення передбачено контроль) – 1 прим. Додаткові примірники рішення друкуються у необхідній кількості відповідно до підписаного керівником структурного підрозділу, що готував проект рішення, списку розсилки.
Відповідальність за ідентичність електронного та паперового варіантів проєктів та прийнятих рішень покладається на керівника структурного підрозділу виконавчого комітету, який вносив на розгляд проєкт рішення, та безпосереднього виконавця, що його готував.
3.35. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання в архівний відділ міської ради.
Відповідальність за зберігання оригіналів рішень виконавчого комітету покладається на начальника загального відділу.
3.36. Засідання виконавчого комітету оформляються протокольно. Про кожне засідання виконавчого комітету складається протокол, який оформляється відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради. Нумерація протоколів ведеться з початку і до кінця поточного року. Протоколи підписуються Бердичівським міським головою. Відповідальність за ведення протоколів покладається на загальний відділ.
3.37. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконкому. Копії рішень засвідчуються печаткою загального відділу.
3.38. Рішення виконавчого комітету, які не відповідають Конституції України, законам, іншим актам законодавства, скасовуються міською радою або самим виконавчим комітетом.
3.39. Рішення виконавчого комітету (розпорядження Бердичівського міського голови), яке є регуляторним актом, приймається з дотриманням вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
3.40. Проєкти рішень виконавчого комітету (розпоряджень Бердичівського міського голови), які можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження конкуренції, погоджуються з Житомирським обласним територіальним відділенням Антимонопольного комітету України відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів.
4.1. Бердичівський міський голова на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня видає в межах наданих повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.
4.2. Проєкти розпоряджень та додатки до них готують структурні підрозділи виконавчого комітету з питань, що належать до їх відання. Оформляються розпорядження згідно з п. 3.15 Регламенту виконавчого комітету.
Розпорядження міського голови про нагородження готуються згідно з Положенням про Почесну грамоту та Грамоту Бердичівської міської ради, яке затверджене рішенням міської ради від 22.07.05 № 595 (зі змінами). Подання про відзначення Почесною грамотою, Грамотою надаються не пізніше як за 7 днів до дня вручення нагороди. В поданні вказуються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення, за які особа представляється до відзначення, підписані керівником відповідної структури. Разом з поданням представляються дані про особу, що нагороджується: паспортні дані, адреса місця реєстрації, ідентифікаційний код.
4.3. Проєкти розпоряджень візують керівники структурних підрозділів, які готували документ, начальник фінансового управління (з фінансових питань), перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальник юридичного відділу або головний спеціаліст-юрисконсульт юридичного відділу.
У розпорядженні зазначаються конкретні строки виконання намічених завдань, відповідальні за виконання та контроль.
4.4. Проєкт розпорядження з усіма візами, додатками, списком адресатів, яким слід направити розпорядження, подається на розгляд керуючому справами виконавчого комітету, після візування керуючим справами виконавчого комітету розпорядження подаються на підпис Бердичівському міському голові.
4.5. Якщо під час візування проєкту розпорядження виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, проєкт повертається для доопрацювання та повторного візування.
4.6. Погоджений проєкт розпорядження візується у такому порядку:
- безпосередній виконавець;
- керівник структурного підрозділу;
- начальник загального відділу;
- заступник Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (згідно з розподілом обов’язків);
- начальник юридичного відділу виконавчого комітету (головний спеціаліст-юрисконсульт);
- начальник фінансового управління (за необхідністю);
- начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності (за необхідністю);
- керуючий справами виконавчого комітету.
Відповідальність за якість підготовки документа несуть всі посадові особи, що його візують.
4.7. Розпорядження підписує Бердичівський міський голова або заступник Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, який його заміняє на період відсутності.
Додатки до розпорядження підписує керуючий справами виконавчого комітету.
4.8. Підписані Бердичівським міським головою розпорядження реєструються в журналі загального відділу. Датою розпорядження є дата його реєстрації.
4.9. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка.
4.10. Відповідальні за підготовку проєктів розпоряджень розмножують підписані розпорядження і надсилають їх повністю або витяги з них виконавцям та зацікавленим особам чи організаціям згідно зі списком розсилки.
4.11. Оригінали розпоряджень повертаються виконавцями проектів до загального відділу разом із матеріалами, списком розсилки, електронним варіантом і друкованими примірниками розпорядження у наступній кількості: до справи – 1 прим., для оформлення контрольної картки (у разі, якщо за виконанням розпорядження передбачено контроль) – 1 прим. Додаткові примірники розпорядження друкуються у необхідній кількості відповідно до підписаного керівником структурного підрозділу, що готував проєкт розпорядження, списку розсилки.
Відповідальність за ідентичність електронного та паперового варіантів проєктів та виданих розпоряджень Бердичівського міського голови покладається на безпосередніх виконавців, що їх готували.
4.12. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою загального відділу.
4.13. Оригінали розпоряджень підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання в архівний відділ міської ради.
5.1. До власних розпорядчих документів відносяться рішення Бердичівської міської ради, рішення виконавчого комітету Бердичівської міської ради, розпорядження Бердичівського міського голови.
5.2. Відповідальність за організацію і стан контролю виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень Бердичівського міського голови несе загальний відділ.
5.3. Контроль за виконанням рішень, розпоряджень за суттю питань покладається на першого заступника Бердичівського міського голови, заступників Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.
Збір інформації та її узагальнення здійснюється структурним підрозділом, підпорядкованим посадовій особі, на яку покладений контроль за виконанням рішення, розпорядження.
Інформація та звіти про хід виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень Бердичівського міського голови підписуються особами, на яких покладено контроль за виконанням.
5.4. Після отримання взятого на контроль документа перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи інша посадова особа, на яку покладено контроль за виконанням, конкретизує механізм його виконання.
5.5. Загальний відділ перевіряє стан організації контролю, дотримання виконавської дисципліни в структурних підрозділах виконавчого комітету, надає необхідну методичну допомогу, інформує керівництво виконавчого комітету з цих питань, вносить пропозиції щодо покращення цієї роботи.
5.6. Відлік установлених документами строків виконання незазначених конкретними датами (наприклад, “у десятиденний строк”, “в місячний термін”, “протягом року”) ведеться від дати прийняття документа.
5.7. Як правило, розпорядчі документи з найважливіших питань знімаються з контролю або визнаються такими, що втратили чинність: рішення Бердичівської міської ради – радою, розпорядження Бердичівського міського голови – Бердичівським міським головою, рішення виконавчого комітету – виконавчим комітетом на підставі узагальнюючих матеріалів про виконання документів або втрату ними чинності та відповідних пропозицій, що подаються відповідальними за контроль особами у встановленому порядку.
5.8. Зняті з контролю розпорядчі документи з усіма матеріалами про їх виконання формуються у справи і зберігаються у загальному відділі протягом трьох років.
5.9. Загальний відділ стежить за ходом виконання рішень, розпоряджень, робить їх аналіз і на нарадах при Бердичівському міському голові доповідає про стан та якість виконання рішень, розпоряджень та дотримання термінів.
У випадках невиконання в установлені строки рішень, розпоряджень винні особи притягуються до дисциплінарної відповідальності.
5.10. Виконавці рішень виконавчого комітету, розпоряджень Бердичівського міського голови до закінчення встановлених контрольних строків подають до загального відділу інформації про їх виконання, а про хід виконання рішень довгострокової дії, залежно від встановлених завдань – за підсумками кожного кварталу, півріччя, календарного року (в січні).
5.11. Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з’ясувалось, що виконати їх в установлені строки неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням причин такої неможливості.
5.12. Рішення про продовження строків виконання документа приймає Бердичівський міський голова або (на період відсутності) його заступник, з урахуванням висновків відповідальних осіб, які здійснюють контроль.
5.13. У виконавчому комітеті беруться на контроль протокольні доручення, дані членам виконавчого комітету чи посадовим особам на засіданні виконавчого комітету, протокольні доручення, дані Бердичівським міським головою його заступникам чи керівникам структурних підрозділів під час оперативних нарад при Бердичівському міському голові.
5.14. Протокольні доручення, дані Бердичівським міським головою, в триденний строк оформляються спеціалістами загального відділу або іншими працівниками, які вели протоколи оперативних нарад, підписуються керуючим справами виконавчого комітету, і надсилаються виконавцям.
Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони дані.
Якщо протокольне доручення дане кільком керівникам, контроль за організацію його виконання покладається на особу, яка вказана першою в списку.
5.15. Контроль за виконанням доручень Бердичівського міського голови, що даються ним на нарадах, здійснюється керуючим справами виконавчого комітету.
Заступники Бердичівського міського голови про виконання даних їм доручень інформують Бердичівського міського голову на нарадах або в робочому порядку особисто.
5.16. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є інформації про їх виконання, підписані заступником Бердичівського міського голови, який веде дану галузь. (згідно розподілу обов’язків)
5.17. Інформацію про зняття з контролю рішень, розпоряджень готує відповідний структурний підрозділ згідно зі своїми повноваженнями.
6.1. Організація роботи з документами органів влади вищого рівня у виконавчому комітеті забезпечується керуючим справами та загальним відділом у порядку, визначеному цим Регламентом.
6.2. Нормативні документи Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, документи обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються Бердичівським міським головою, а в період його відсутності – заступником, який виконує обов’язки Бердичівського міського голови.
Документи міністерств і відомств України, підприємств, установ і організацій міста розглядаються Бердичівським міським головою та його заступниками згідно з розподілом обов’язків.
6.3. Вказані документи, без винятку, реєструються в журналі реєстрації вхідної документації загальним відділом і передаються на розгляд керівництву виконавчого комітету в день надходження до 17 години або не пізніше 9 години наступного дня через керуючого справами виконавчого комітету, термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.
6.4. Передача документів на розгляд і виконання від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється лише через загальний відділ.
6.5. Як правило, вхідні документи розглядаються керівництвом виконавчого комітету в день їх подання на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше 3 (трьох) днів. Термінові документи розглядаються негайно.
6.6. Наслідки розгляду документів керівництвом виконавчого комітету фіксуються в резолюціях. Резолюція повинна містити:
- зазначення конкретного виконавця (виконавців);
- зміст дій щодо виконання документа;
- строк ( термін) виконання;
- особистий підпис керівника;
- дату.
Резолюція, як правило, робиться безпосередньо на документі на вільному від тексту місці, але не на полі документа, призначеного для підшивки. Якщо документ підлягає поверненню, то резолюція пишеться на окремому аркуші.
6.7. Якщо резолюцією виконання документа було доручено одній особі, то вона вважається головним виконавцем документа. Якщо зазначена особа після ознайомлення з документом не визначила безпосередніх виконавців, то вона одночасно вважається і головним, і безпосереднім виконавцем документа.
6.8. Якщо резолюцією було визначено декількох виконавців і після ознайомлення з документом головний виконавець не визначив безпосередніх виконавців, а лише поставив підпис про ознайомлення, то документ передається співвиконавцям у порядку черговості їх зазначення в резолюції. Якщо головний виконавець і жоден із співвиконавців після ознайомлення з документом не визначили безпосередніх виконавців та не вжили інших заходів із забезпечення виконання документа, то даний документ повторно передається для відповідного реагування головному виконавцю, а співвиконавці переходять у якість безпосередніх виконавців документа, якщо й після цього документ не виконується, то про це доповідається особі, яка давала доручення щодо виконання документа, для застосування до виконавця документа відповідних заходів впливу.
6.9. Розглянуті Бердичівським міським головою документи передаються у загальний відділ, який, виходячи із змісту документів і резолюцій Бердичівського міського голови, робить відмітки про взяття на контроль тих документів, виконання яких підлягає контролю, після чого документи передаються виконавцям.
6.10. Відлік установлених документами строків виконання, не зазначених конкретними датами (наприклад, “у десятиденний строк”, “в місячний термін”, “протягом року “) ведеться від дати прийняття документа.
6.11. Якщо в документах або в резолюціях щодо їх виконання містяться конкретні завдання, але строки їх виконання не встановлені ні самими документами, ні резолюціями керівництва виконавчого комітету, то загальним відділом, за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету, встановлюються такі терміни:
- 30 календарних днів з дня надходження до виконавчого комітету – для документів, виконання яких пов’язане з необхідністю проведення значної за обсягом аналітичної підготовчої роботи, вивчення стану справ на місцях, інших організаційно-технічних заходів;
- 15 календарних днів з дня надходження до виконавчого комітету – для документів, виконання яких не пов’язане з обставинами, зазначеними в попередньому підпункті;
- 30 календарних днів – для листів-доручень;
- 30 календарних днів – для розпоряджень облдержадміністрації з дня їх видання;
- 15 календарних днів – для депутатських запитів;
- 15 календарних днів – для бухгалтерських звітів;
- 10 календарних днів – для звернень народних депутатів України, депутатів міської ради (після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів);
- 7 календарних днів – для телеграм;
- 3 календарних дні – для урядових телеграм;
- 7 календарних днів – для документів з поміткою «терміново»;
- в день надходження – для документів з поміткою «невідкладно»;
- протягом 2-х годин – для документів з поміткою «негайно».
Це положення також поширюється на документи, строки виконання яких вже закінчились до або в день їх надходження до виконавчого комітету.
6.12. Встановлені документами, резолюціями керівництва виконавчого комітету, а також пунктом 6.11 строки виконання документів обов’язкові для дотримання всіма виконавцями.
6.13. Якщо в процесі виконання документа з’ясувалось, що виконати його в установлений строк та в установленій формі неможливо, головний виконавець завчасно, не пізніше ніж за три дні до закінчення контрольного строку, повинен подати керівнику виконавчого комітету, який давав доручення щодо виконання документа, обґрунтування причин неможливості виконання документа у встановлений раніше строк і за формою та внести відповідні пропозиції щодо продовження строку та зміни форми виконання документа.
Продовження строків та зміна форм виконання документів здійснюється виключно особою, органами або установами, які видали чи прийняли документи або дали доручення щодо їх виконання.
6.14. Контроль за виконанням документів за суттю питань покладається на заступників Бердичівського міського голови, керуючого справами виконавчого комітету.
6.15. Якщо контроль за виконанням документа покладено на кількох осіб або виконання доручено декільком виконавцям, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною у резолюції першою, їй надається право конкретизації завдання чи резолюції, скликання співвиконавців, підпису відповіді, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа.
6.16. Документ вважається виконаним, якщо повністю і вчасно вирішені всі поставлені в ньому і в резолюції щодо його виконання завдання, дана відповідь за суттю, інформація чи звіт про виконання документа прийнятий органом, установою чи особою, які видали документ, або особою, яка давала доручення з виконання документа, без зауважень.
6.17. Загальний відділ виконавчого комітету:
- регулярно з’ясовує із структурними підрозділами виконавчого комітету стан виконання документів, у разі несвоєчасного реагування вживає відповідних заходів, доповідає керівництву виконавчого комітету;
- щоквартально аналізує і узагальнює стан роботи з документами та організацію їх проходження і виконання в структурних підрозділах виконавчого комітету, готує зведені відомості з цих питань.
6.18. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання даних документів.
6.19. На виконання нормативних документів з органів влади вищого рівня можуть прийматись рішення Бердичівської міської ради і виконавчого комітету, видаватись розпорядження Бердичівського міського голови, готуватись звіти, інформації.
6.20. Після виконання документ, завізований Бердичівським міським головою або першим заступником Бердичівського міського голови, заступником Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючим справами виконавчого комітету, здається у загальний відділ з поміткою “До справи”.
7.1. Кореспонденція, яка надійшла від підприємств, установ та організацій, реєструється загальним відділом роботи з територіальною громадою і передається на розгляд керівництву виконавчого комітету в день надходження до 17 години або не пізніше 9 години наступного дня через керуючого справами виконавчого комітету. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.
7.2. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть розглядатись довше, але не більше трьох днів. Термінові документи розглядаються негайно.
7.3. Наслідки розгляду документів керівництвом виконавчого комітету фіксуються в резолюціях. Резолюція містить такі обов’язкові елементи :
- зазначення конкретного виконавця (виконавців),
- зміст дій щодо виконання документів,
- термін виконання,
- особистий підпис керівника,
- дату.
Резолюція, як правило, робиться безпосередньо на вільному від тексту місці, але не на полі документа, призначеному для підшивки.
7.4. Розглянуті документи передаються у загальний відділ для передачі їх на виконання.
7.5. Під час взяття документа на контроль, на лівому полі аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) ставиться літера “К” (контроль), поруч з яким зазначається строк виконання документа.
Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється за рухом їх оригіналів.
7.6. Якщо резолюцією виконання документа було доручено одній особі, то вона одночасно вважається головним і безпосереднім виконавцем документа.
7.7. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою, якій надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання співвиконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа.
7.8. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями можуть готуватись проєкти розпорядчих документів (рішення Бердичівської міської ради, виконавчого комітету, розпорядження Бердичівського міського голови), звіти, довідки, інформації, відповіді установам, організаціям, особам.
7.9. Якщо Бердичівський міський голова, перший заступник Бердичівського міського голови чи заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради вважають проведену роботу щодо виконання документа достатньою, то роблять запис “До справи”.
Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді.
7.10. Передача документів на розгляд і виконання від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється лише через загальний відділ.
8.1. Вихідні та внутрішні документи готуються з ініціативи керівництва виконавчого комітету, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету (ініціативні документи) або з причин виконання та розгляду документів, що надійшли до виконавчого комітету (документи-відповіді).
8.2. Обов’язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.
Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш ніж чотирьом адресатам, складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.
Вихідні документи повинні мати заголовки, які коротко і точно відображають їх зміст. У документах – відповідях робляться посилання на ті документи, на виконання яких вони підготовлені.
8.3. Якщо проєкт вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог.
В кінці кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на останньому аркуші документа.
8.4. Організаційно-розпорядчі документи міської ради, виконавчого комітету, його структурних підрозділів друкуються на бланках встановленого зразка відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради.
8.5. Вихідні документи, що передбачають засвідчення підписом Бердичівського міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками структурних підрозділів, заступниками Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені у документах.
Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами заступників Бердичівського міського голови, візуються у встановленому цим пунктом порядку виконавцями документів, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, компетенції яких вони стосуються.
Віза складається з прізвища та ініціалів особи, особистого підпису, дати.
8.6. Документи, адресовані в обласну раду, обласну державну адміністрацію, головам інших міських рад, адміністраціям інших міст підписуються Бердичівським міським головою, першим заступником Бердичівського міського голови, заступниками Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету.
8.7. Вихідні документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис керівникам виконавчого комітету не менше ніж у двох примірниках при наявності необхідних віз на першому примірнику документа.
8.8. На підпис Бердичівському міському голові вихідні документи подаються загальним відділом щоденно о 16 год. Подані до загального відділу після 16 години документи можуть передаватись на підпис Бердичівському міському голові наступного дня. Термінові документи передаються на підпис Бердичівському міському голові негайно.
8.9. Усі документи, що надсилаються з виконкому, приймаються і реєструються загальним відділом щоденно, крім вихідних та святкових днів. Документи, що надійшли до 16-ї години, надсилаються адресатам цього ж дня.
8.10. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію.
8.11. Управлінням, відділам, службам виконавчого комітету, іншим установам, що розташовані в центрі міста, документи можуть доставлятись працівниками виконавчого комітету за дорученням керуючого справами виконавчого комітету.
8.12. Контроль та відповідальність за повноту і своєчасність виконання вихідних документів, що містять завдання або вимагають відповіді, передбачають необхідність реагування на них, покладається на заступників Бердичівського міського голови, керівників управлінь, відділів та інших підрозділів виконавчого комітету, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.
9.1. Бердичівська міська рада, її виконавчий комітет мають гербові печатки встановлених зразків діаметром 42 мм (великі печатки) і діаметром 25 мм (мала печатка), виготовлення яких забезпечується відділом бухгалтерського обліку і звітності виконавчого комітету у встановленому порядку після погодження у заступників Бердичівського міського голови та керуючого справами виконавчого комітету.
9.2. За розпорядженням Бердичівського міського голови гербові печатки Бердичівської міської ради і виконавчого комітету передаються секретарю міської ради та керуючому справами виконавчого комітету, які є відповідальними за їх зберігання і законність користування.
9.3. На час відсутності керуючого справами виконавчого комітету гербові печатки, що у нього знаходяться, передаються Бердичівському міському голові або особам, яких він уповноважить.
9.4. Великою гербовою печаткою виконавчого комітету Бердичівської міської ради засвідчуються підписи Бердичівського міського голови на оригіналах рішень виконавчого комітету, а також підписи його заступників та керуючого справами виконавчого комітету, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.
9.5. Печатка для документів та штампи використовуються для оформлення, реєстрації і розсилання документів виконавчого комітету. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несе начальник загального відділу.
9.6. Управління, відділи (юридичні особи) та інші підрозділи виконавчого комітету мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, необхідні для роботи з документами. Виготовлення зазначених печаток і штампів забезпечується за поданням цих підрозділів за погодженням керуючого справами виконавчого комітету. Відповідальність за зберігання, використання та знищення печаток і штампів управлінь, відділів та служб виконавчого комітету несуть керівники відповідних структурних підрозділів.
9.7. Ведення обліку печаток і штампів Бердичівської міської ради та її виконавчого комітету (окрім відокремлених структурних підрозділів) з реєстрацією їх у журналі за формою 11, який включається у номенклатуру справ «Для службового користування», забезпечується загальним відділом.
9.8. Печатки і штампи знаходяться в місцях, що забезпечують їх надійне зберігання.
10.1. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах, інших підрозділах виконавчого комітету Бердичівської міської ради визначається інструкціями відповідних міністерств і відомств України, а також цим Регламентом.
10.2. Діловодство в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету здійснюється їх працівниками, спеціально визначеними особами.
10.3. Реєстрація документів в управліннях, відділах, інших підрозділах виконавчого комітету здійснюється за журнальною системою.
10.4. Вся вхідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам управлінь і згідно з їх резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим Регламентом.
10.5. Оригінали вхідних документів, зареєстрованих у загальному відділі виконавчого комітету, які передані на виконання в управління, відділи, інші підрозділи, повертаються разом з матеріалами про їх виконання до загального відділу. Документи, надіслані в підрозділи виконавчого комітету в копіях, поверненню до цього відділу не підлягають.
10.6. Пропозиції, інформації, звіти та інші матеріали про виконання документів, взятих на контроль, подаються управліннями, відділами, іншими підрозділами до загального відділу не пізніше трьох днів до закінчення строків їх виконання.
10.7. Накази, що видаються в управліннях, інших підрозділах виконавчого комітету, підписуються керівниками цих підрозділів або заступниками керівників, які тимчасово виконують їх обов’язки, і засвідчуються гербовими печатками.
10.8. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих, вихідних і внутрішніх документів здійснюється управліннями, відділами та іншими підрозділами виконавчого комітету самостійно.
11.1. У роботі з кадрами виконавчий комітет міської ради керується Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні”, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Національного агенства України з питань державної служби та інших органів влади вищого рівня, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, а також цим Регламентом.
11.2.Організація кадрової роботи проводиться за річними планами роботи, затвердженими Бердичівським міським головою.
11.3.Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на посади, не віднесені до посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи, здійснюється відповідно до законодавства про працю.
Кандидати, які беруть участь у конкурсі на заміщення вакантних посад, подають наступні документи:
- особовий лист з обліку кадрів,
- автобіографія,
- фотокартка розміром 4х6 см,
- копія документів про освіту та вчений ступінь і звання,
- декларація про доходи;
- копія паспорта;
- копія військового квитка;
- копія трудової книжки;
- попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції»;
- згода на збір та обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
11.4.Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст , про що робиться запис у трудовій книжці, а також знайомляться і підписують тексти Кодексу етичної поведінки посадових осіб місцевого самоврядування виконавчого комітету Бердичівської міської ради та попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування” і “Про запобігання корупції” щодо прийняття на службу в органи місцевого самоврядування та її проходження.
Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати доступ до роботи з таємними документами , можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.
11.5. У виконавчому комітеті створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву, або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах виконавчого комітету.
11.6. Перевагу для зайняття посади мають особи, які зараховані до кадрового резерву і досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору можуть бути переведені на більш високі посади посадових осіб місцевого самоврядування, особи, які зараховані до кадрового резерву і пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
11.7. На кожного працівника, прийнятого на роботу у виконавчий комітет, оформляється особова справа.
11.8. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування один раз на чотири роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов’язків, визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадових інструкціях, що затверджуються розпорядженням Бердичівського міського голови.
Атестація проводиться відповідно до “Типового положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування”, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2001 року № 1440.
У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків у порядку, визначеному міським головою, з урахуванням вищеназваного Типового положення та особливостей роботи кожного структурного підрозділу. Така оцінка проводиться безпосередньо керівниками структурних підрозділів, де працюють посадові особи.
Щорічна оцінка проводиться згідно з наказом Головного управління державної служби України від 30.06.2004 № 102 “Про затвердження загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків”.
11.9. З метою заохочення та піднесення авторитету посадових осіб місцевого самоврядування виконавчий комітет розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань інших заохочень працівників виконавчого комітету та його структурних підрозділів, керівників підприємств, установ і організацій, що належать до комунальної власності Бердичівської міської територіальної громади.
11.10. Щомісячно, у першу та третю середу, у виконавчому комітеті проводиться тематичне навчання працівників виконавчого комітету.
11.11.Перший заступник Бердичівського міського голови, заступники Бердичівського міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету затверджуються на посади в порядку, встановленому Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні”. Керівники управлінь, відділів, служб та інших виконавчих органів ради, спеціалісти призначаються на посаду і звільняються з посади Бердичівським міським головою у порядку, встановленому Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
11.12. Бердичівський міський голова призначає на посади та звільняє з посад керівників підприємств, установ і організацій, що належать до комунальної власності, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів відповідно до чинного законодавства України.
11.13. Працівникам, призначеним на посади посадових осіб місцевого самоврядування, присвоюються ранги посадових осіб місцевого самоврядування Бердичівським міським головою.
11.14. Працівники апарату виконавчого комітету, відповідальні за роботу з кадрами, раз на рік перевіряють стан роботи з кадрами у структурних підрозділах виконавчого комітету і визначають заходи щодо усунення виявлених недоліків.
12.1. Відрядження працівниками виконавчого комітету здійснюються у відповідності з планами роботи виконавчого комітету, його відділів та управлінь, а також з документами вищестоящих органів влади.
Розпорядження Бердичівського міського голови про відрядження готуються загальним відділом напередодні вибуття у відрядження.
Після повернення з відрядження працівники, не пізніше 3 днів, звітують перед своїми безпосередніми керівниками письмово або усно про виконання завдання та подають авансовий звіт, затверджений Бердичівським міським головою або заступником Бердичівського міського голови, начальнику відділу бухгалтерського обліку та звітності, на підставі якого проводиться зарахування витрат, пов’язаних з перебуванням у відрядженні.
12.2. Чергові відпустки працівникам виконавчого комітету надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток, представленим керівниками структурних підрозділів і затвердженим Бердичівським міським головою.
Строки надання відпусток керівникам підприємств, установ і організацій, що знаходяться у комунальній власності, погоджуються з Бердичівським міським головою посадовими особами, які уклали контракт з керівником. Графіки відпусток працівників управління праці, сім’ї та соціального захисту населення, управління житлово-комунального господарства, фінансового управління, управління освіти і науки, управління містобудування, архітектури та земельних відносин, відділу комунальної власності, відділу молоді та спорту, відділу охорони здоров’я, відділу культури затверджуються керівниками вказаних підрозділів.
12.3. Відпустка надається на підставі заяви, яка за 10 днів подається на ім’я міського голови та погоджується з керівником структурного підрозділу виконкому та заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
12.4. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює головний спеціаліст з питань кадрової роботи та нагород.
13.1 Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» виконавчий комітет розглядає пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги громадян (далі – звернення) та повідомляє авторів про результати розгляду.
13.2. Усні та письмові звернення, що надходять до виконавчого комітету, приймаються і реєструються спеціалістом загального відділу у день їх подання. Порушені у зверненнях питання вирішуються працівниками структурних підрозділів виконавчого комітету за участю керівників підприємств, організацій, установ, служб Бердичівської міської територіальної громади.
Звернення розглядають: Бердичівський міський голова, його заступники та керуючий справами виконавчого комітету і дають доручення відповідним службам, посадовим особам з вивчення, перевірки і вирішення порушених питань.
13.3. Організація розгляду електронних петицій здійснюється відповідно до Положення про порядок подання та розгляду електронних петицій до Бердичівської міської ради.
13.4. Особистий прийом громадян Бердичівський міський голова і його заступники здійснюють згідно з графіком.
13.4.1. Графік особистого прийому громадян керівництвом виконавчого комітету містить дані про місце проведення, дні та години прийому, оприлюднюється через засоби масової інформації.
Виїзні прийоми здійснюються згідно з графіком.
13.4.2. Бердичівський міський голова проводить особистий прийом мешканців Бердичівської міської територіальної громади.
13.4.3. У виконавчому комітеті попередню співбесіду та запис громадян на прийом здійснює спеціаліст загального відділу. Короткий зміст звернень та особисті дані громадян вносяться у картку обліку особистого прийому громадян.
Для запису на прийом з житлових питань та з питань надання матеріальної допомоги громадянину необхідно пред’явити паспорт (дані про реєстрацію місця проживання).
13.4.4. Якщо питання, порушене в усному зверненні, вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, то таке звернення направляється на виконання відповідним службам, а громадянин за результатами його розгляду отримує від них відповідь у терміни, визначені чинним законодавством.
Усні звернення громадян реєструються і вирішуються в тому ж порядку, що й письмові.
13.4.5. Під час проведення особистого прийому громадян Бердичівським міським головою безпосередньо з ним на прийомі працюють спеціаліст загального відділу та спеціалісти структурних підрозділів виконкому (залежно від змісту звернення), на них покладається контроль за виконанням доручень Бердичівського міського голови, даних під час прийому.
13.4.6. Діловодний контроль за виконанням доручень, даних керівництвом під час прийому громадян, здійснюється спеціалістом загального відділу.
13.5. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації встановлює необхідний термін для його розгляду, але не більше 15 календарних днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів .
У випадках, коли строки розгляду продовжуються, в проміжних відповідях вказуються причини, а також строки остаточного вирішення питань, про що повідомляється автору звернення.
13.6. Відповіді громадянам готують ті відділи, управління, інші структурні підрозділи виконавчого комітету, міські служби, підприємства, організації, установи, які отримали звернення на розгляд та виконання.
Відповіді громадянам підписують Бердичівський міський голова, його заступники, керуючий справами виконавчого комітету, староста відповідно до розподілу обов’язків або за їх дорученнями керівники відділів, управлінь, інших структурних підрозділів виконавчого комітету, міських служб, підприємств і організацій.
13.7. Відповідальність за несвоєчасне та не в повному обсязі надання відповідей громадянам за їх зверненнями несуть керівники управлінь, відділів, інших структурних підрозділів виконавчого комітету, міських служб, підприємств, організацій, установ у порядку, передбаченому чинним законодавством.
13.8. Контроль за своєчасним наданням відповідей громадянам за їх зверненнями до виконавчого комітету здійснює спеціаліст загального відділу, який відповідає за роботу зі зверненнями громадян.
13.9. Відповіді/листи про розгляд усних чи письмових звернень, взятих на контроль у виконкомі, підписуються керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, яким давались відповідні доручення, або їх заступниками; у відповідях/листах зазначається про вжиті заходи, а також, чи ознайомлений автор звернення з результатами розгляду і в якій формі.
Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд надсилаються до справи згідно з резолюціями керівництва виконавчого комітету.
13.10. Відповіді про результати розгляду звернень громадян, узятих на контроль в Адміністрації Президента України, Кабінеті Міністрів України, Секретаріаті Верховної Ради України, готуються, візуються виконавцями і підписуються Бердичівським міським головою, або його заступниками.
13.11. Анонімні листи, а також повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено за суттю, не розглядаються.
13.12. Діловодство щодо розгляду звернень громадян у виконавчому комітеті здійснюється згідно з вимогами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348.
13.13. Відповідальність за організацію та стан діловодства щодо розгляду звернень громадян несуть керівники управлінь, відділів, служб виконавчого комітету та керівники підприємств, установ, організацій Бердичівської міської територіальної громади.
13.14. Контроль за організацією роботи та станом діловодства щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету здійснює загальний відділ виконавчого комітету.
14.1. Виконавчий комітет працює щоденно з 08.30 до 17.30 години з перервою на обід з 13.00 до 14.00 години (на період карантину з 08.00 до 17.00 години з перервою на обід з 13.00 до 14.00 години). Прийом громадян здійснюється з 9:00 до 17:00 години. Вихідні дні – субота і неділя.
14.2. Облік робочого часу працівників апарату виконавчого комітету здійснюється головним спеціалістом кадрової роботи і з питань нагород та відділом бухгалтерського обліку і звітності виконавчого комітету.
14.3. У виконавчому комітеті цілодобово працює Служба інформування та допомоги населенню (15-05), 068-645-15-05..
14.4. Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники виконавчого комітету несуть відповідальність за збереження і правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його завідуючому господарством.
14.5. Куріння в робочих кімнатах та приміщеннях виконавчого комітету суворо забороняється за винятком спеціально визначених місць.
14.6. У приміщенні виконавчого комітету здійснюється цілодобове чергування сторожів виконавчого комітету за графіком, затвердженим керуючим справами виконавчого комітету.
15.1. Матеріально – технічне забезпечення діяльності апарату виконавчого комітету здійснюється завідуючим господарством. Відділи і управління, що не входять до складу апарату виконавчого комітету, питання матеріально-технічного забезпечення вирішують самостійно.
15.2. Господарською групою проводяться заходи щодо утримання в належному стані приміщення виконавчого комітету, проведення ремонтів, придбання та ремонту меблів, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників апарату канцелярськими знаряддями, папером, телефонним зв’язком, Інтернетом.
15.3.Транспортне обслуговування діяльності виконавчого комітету здійснюється водіями через керуючого справами виконавчого комітету. Черговий автомобіль працює у вихідні дні і використовується в межах Бердичівської міської територіальної громади для вирішення службових питань.
Замовлення на користування автомобілем для поїздок у відрядження здійснюється за одну добу через керуючого справами виконавчого комітету.
16.1. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне, організаційне та фінансове забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради, систематичну перевірку виконання актів законодавства, власних розпорядчих документів, доручень міського голови здійснює її апарат.
16.2. Апарат відповідно на покладених на нього завдань:
опрацьовує документи, які надходять до виконавчого комітету, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали;
здійснює опрацювання проектів власних розпорядчих документів, за дорученням міського голови розробляє проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;
перевіряє виконання документів органів влади вищого рівня, розпоряджень міського голови, його доручень та рішень виконавчого комітету структурними підрозділами виконкому, підприємствами, організаціями та установами міста;
аналізує стан діловодства у структурних підрозділах виконкому, надає їм методичну та практичну допомогу, вивчає та узагальнює позитивний досвід їх роботи;
готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, які розглядаються міським головою;
опрацьовує і подає на розгляд міському голові проекти планів роботи виконавчого комітету та основних організаційно-масових заходів, забезпечує контроль за їх виконанням;
здійснює організаційне забезпечення засідань виконавчого комітету, а також нарад, які проводяться міським головою та його заступниками;
організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, які надійшли до виконавчого комітету, контролює вирішення порушених у них питань, аналізує зауваження, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, що породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;
аналізує разом із структурними підрозділами соціально-економічне, суспільно-політичне становище в місті;
проводить роботу, пов’язану з організацією добору, розстановки, виховання кадрів, підвищенням їх кваліфікації, створенням кадрового резерву;
забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;
здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради;
виконує інші функції згідно з чинним законодавством.
16.3. Апарат виконавчого комітету в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з самостійними структурними підрозділами виконкому, підприємствами, організаціями та установами міста.
